A Microsoft SharePoint egy rendkívül hatékony dokumentumkezelő és kollaborációs platform, amelyet valószínűleg Ön is használ, anélkül, hogy tudna róla. A legtöbb cég a Microsoft 365 Basic vagy annál magasabb csomagja keretében kapja meg a SharePointot. Ha Ön is használja a Teamst, akkor már találkozott a SharePointtal is, hiszen ez a Teams dokumentumtárolásának alapja.

Biztosan Ön is gondolkodott már azon, hogy "Ha már fizetek érte, akkor a lehető legtöbbet kell kihoznom belőle!". Pontosan ezért fordulnak hozzánk sokan, hogy segítsünk nekik megérteni és kihasználni ennek a hatékony eszköznek a lehetőségeit. A SharePointnak ugyanis van egy hátránya: rengeteg mindent tud, de kevesen tudják úgy beállítani, hogy az tökéletesen illeszkedjen a cég igényeihez. A SharePoint nem csak belső tárhelyként kiváló, de hatékonyan használható az adatmegosztásra és a külső partnerekkel való együttműködésre is.

Hogyan segítettünk egy elektrotechnikai gyártó cégnek a fájlrendszer káoszának megszüntetésében

Tavaly egy ügyfelünk a SharePoint beállításával bízott meg minket a vállalati igényeinek megfelelően. A cél egy olyan rendszer kiépítése volt, amely lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy manuálokat és szerviztörténeteket osszanak meg egymással és az ügyfelekkel. Emellett fontos volt, hogy a fájlok ne duplikálódjanak, és ugyanabból a tárhelyről lehessen őket megosztani belsőleg és külsőleg is.

A cégnek több részlege is van, és mindegyik részleg más-más dokumentumokkal dolgozott. Természetesen nem mindenki fért hozzá minden dokumentumhoz és mappához. Volt, aki szerkeszteni tudta a fájlokat, mások csak olvasni. A fájlokat e-mailekben, kaotikus módon osztották meg, volt, aki a cég egyik tárhelyén, volt, aki a másikon tárolta őket. Ez a helyzet tarthatatlan volt, és változtatásra volt szükség.

Az ügyfél emellett a külső felhasználók (ügyfelek) számára is elérhetővé akarta tenni a dokumentumokat anélkül, hogy azokat továbbküldeni kellene, vagy duplikálni kellene. Ugyanakkor kizárták, hogy a külső felhasználók hozzáférhessenek a cég intranetéhez.

A SharePoint beállításával az ügyfél már körülbelül két éve küzdött, de a "Ha már fizetek érte, a maximumot akarom kihozni belőle" elve mentén nem adta fel. Mivel más IT-területeken már sikeresen együttműködtünk a céggel, megkerestek minket, hogy segítsünk-e nekik ebben a kihívásban is.

Rövid elemzés és megoldástervezés után belevágtunk a munkába. A folyamat zökkenőmentesen és meglepően gyorsan zajlott:

• Együttműködés az ügyféligények megértéséhez: gondolatmenet térkép, célok és eredmények meghatározása.
• Tesztkörnyezet beállítása és alapvető működési séma kidolgozása.
• Tesztelés részleg szinten.
• Visszajelzések gyűjtése a munkatársaktól, finomhangolás.
• Éles üzembevétel és támogatás biztosítása. Az ügyfél azóta önállóan kezeli a SharePointot.

És nagyon elégedett. A fájlok nem duplikálódnak, minden egy helyen, áttekinthetően tárolódik, jól definiált jogosultságokkal.

Ha Ön is hatékony dokumentumkezelő eszközt keres, ne keresse tovább! Valószínűleg már van is egy a birtokában, mi pedig segítünk Önnek is megszelídíteni.